Hast du dich schon mal gefragt, wie lange Bauakten eigentlich aufbewahrt werden müssen? Egal, ob du im Bauwesen, als Ingenieur oder als Architekt tätig bist, die Aufbewahrungsfrist von Bauakten ist ein Thema, das du nicht ignorieren solltest.
In diesem Beitrag klären wir, warum Bauakten so wichtig sind und welche Aufbewahrungsfristen für Bauakten bestehen. Zum Schluss zeige ich dir, wie du deine Baudokumente richtig archivierst.
1. Warum Bauakten wichtig sind!
Bauakten sind umfassende Dokumentensammlungen, die alle relevanten Informationen zu einem Bauprojekt enthalten. Dazu zählen Baupläne, Genehmigungen, Berechnungen und auch Abnahmen. Weitere Dokumente, die in deiner Bauakte vorkommen können, sind folgende:
- Pläne & Skizzen
- Spezifikationen (verwendete Bauteile und Materialien)
- Bauprojektverträge, sonstige Verträge, Besprechungen und Vereinbarungen/Ausschreibungsunterlagen
- Behördliche Dokumente, Gutachten etc.
- Qualitätskontrolldokumente, Prüfungen und Messungen
- Arbeitsaufträge und Anweisungen an Auftragnehmer oder Subunternehmen
- Änderungsanträge
- Bauzeitpläne, Dokumentation von Leistungsfortschritt, Unterbrechungen oder Verzögerungen samt Gründen
- Berichte und Protokolle
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Sicherheitsdokumente
- Fotos und Fotokataloge zur Baustellendokumentation
- Baustellendokumentations-Vorlagen für vereinfachte und einheitliche Struktur für die spätere Auswertung
- …
Bauakten sind wichtig für die Planung, Genehmigung, Durchführung und Dokumentation von Bauvorhaben. Daher sind Bauakten nicht nur für den reibungslosen Ablauf eines Bauprojekts essenziell, sondern dienen auch als Nachweis im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen durch Behörden. Die Aufbewahrungsfrist der Bauakten sichert dir also nicht nur die eigene Rechtsposition, sondern schützt dich auch vor unangenehmen Überraschungen, falls es im Nachhinein zu Fragen rund um das Bauprojekt kommt.
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2. Aufbewahrungsfrist Bauakten: Wie lange müssen Bauakten aufbewahrt werden?
Bauakten bestehen also aus einer Vielzahl verschiedener Dokumente, weshalb es keine pauschale Aufbewahrungsfrist von Bauakten gibt. Für die Auswahl und Anwendung der richtigen Aufbewahrungsfrist ist nicht die Bezeichnung des Dokuments maßgeblich, sondern der Inhalt des Dokuments und der dazugehörige Sachzusammenhang.
Aufbewahrungsfristen gelten nach der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuch (HGB) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Buchungsbelege oder Rechnungen müssen nach Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) am 1. Januar 2025 8 Jahre aufbewahrt werden, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre. Zuvor galt bei Buchungsbelegen oder Rechnungen noch eine Frist von 10 Jahren.
Dokumente und Gegenstände, die dem Auftraggeber gehören, müssen von demjenigen, der sie verwahrt, in der Regel für 30 Jahre aufbewahrt werden. Hintergrund: Der gesetzliche Anspruch des Auftraggebers auf Herausgabe dieser Unterlagen gegenüber dem Ingenieur oder Architekten, der sie verwahrt, verjährt gemäß § 197 BGB erst nach 30 Jahren. Somit müssen solche Unterlagen auch für diesen Zeitraum aufbewahrt werden. Dazu zählen insbesondere Originaldokumente wie Baugenehmigungen, Fachgutachten, Bauverträge, Kataster- und Lagepläne sowie der Schriftverkehr in Bezug auf das Bauvorhaben. Zudem zählen statische Berechnungen von Dritten, Vertragsurkunden und Leistungsverzeichnisse dazu.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen dabei immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Mehr zur Aufbewahrungsfrist geschäftlicher Dokumente kannst du hier nachlesen.
3. Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist von Bauakten?
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage gemacht wurde oder das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht erstellt wurde. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- oder Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
4. So machst du es richtig: Bauakten digital archivieren
Wenn du die Bauakten vor Ablauf der Frist entsorgst, gehst du ein großes Risiko ein. Sollte es zu Mängeln oder anderen rechtlichen Auseinandersetzungen kommen, fehlt dir der nötige Nachweis. Im schlimmsten Fall kann dies zu hohen Schadensersatzforderungen führen. Es lohnt sich also, die Aufbewahrungsfrist von Bauakten sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente digital archiviert sind.
Eine smarte Lösung ist die digitale Bauakte. Damit hast du nicht nur jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, sondern sorgst auch für eine sichere und langfristige Aufbewahrung.
Die digitale Bauakte bietet dir zahlreiche Vorteile:
- Sicherheit: Revisionssichere Dokumentenarchivierung
- Zugriff: Du kannst jederzeit und von überall auf deine Bauakten zugreifen
- Effizienz: Kein Suchen in endlosen Papierstapeln – einfache Recherche und transparente Darstellung
Die digitale Bauakte strukturiert, verwaltet und archiviert alle eingegangenen Unterlagen – egal, ob diese per E-Mail oder Post eintreffen. Nutzer:innen der digitalen Bauakte profitieren so von einer ganzheitlichen Verwaltung aller baurelevanten Unterlagen – zeit- und ortsunabhängig.
Fazit: Aufbewahrungsfristen für Bauakten nicht unterschätzen!
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht spannend klingt, ist die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Bauakten von großer Bedeutung. Sie schützt dich vor rechtlichen Konsequenzen und sichert dir im Zweifel deine Ansprüche.
Folgendes solltest du also für gewerbliche Bauvorhaben im Hinterkopf behalten: Eine pauschale Aufbewahrungsfrist für Bauakten existiert nicht. Es kommt, wie so oft, auf die Art und den Inhaber des Dokumentes an.
Für Bauunternehmer gilt: Dokumente müssen, je nach Inhalt, bis zu 8 Jahre aufbewahrt werden. Für Architektur- und Ingenieurbüros gilt hingegen in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, da nach § 197 BGB nach dieser Zeitspanne Herausgabeansprüche verjähren.
Gewerbetreibende sollten also immer auf die gesetzlichen Vorgaben achten, da in solchen Fällen oft noch zusätzliche Compliance-Regeln greifen. Dabei ist die korrekte Aufbewahrung von Baudokumenten nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Sicherheitsmaßnahme, die dir langfristig Ärger ersparen kann. Mit einer digitalen Lösungen wie der digitalen Bauakte behältst du den Überblick, kannst effizienter an deine und deine Dokumente sicher verwahren.